تطوير مجموعة أرشيف الجامعة

تطوير مجموعة أرشيف الجامعة

يندرج قبول المواد ونقلها ضمن حدود نطاق ضيق ويجب أن يكون ذلك وفقًا للإجراءات الموضحة أدناه؛ وإن كانت مكتبة جامعة قطر ترحب بالتوصيات المقدمة من أعضاء هيئة التدريس والمؤسسة في عملية التطوير والاختيار، فإن المسؤولية النهائية عن تطوير مجموعة الأرشيفات هي مكتبة جامعة قطر.

قبول السجلات في أرشيف جامعة قطر

المواد التي لها أولوية قصوى للقبول هي المنشورات الرسمية لكليات جامعة قطر وكذلك المنشورات الرسمية للمؤسسة؛ ومن أهم أولويات القبول أيضاً الأوراق الشخصية والمهنية لأعضاء هيئة التدريس والطلاب والخريجين والموظفين الذين يوثقون جانباً أو عصراً محدداً في تاريخ الجامعة، كما أن المواد الأخرى ذات الأولوية العليا للقبول هي تلك التبرعات المقدمة من الخريجين والجمهور والتي تدعم مهمة الأرشفة والتي من المحتمل أن تكون ذات قيمة تاريخية وبحثية، حيث أن المواد التي تهم جامعة قطر هي تلك الوثائق التي تعكس بوضوح عملها والغرض منها.

إجراءات نقل المواد إلى الأرشيف

لن يتم قبول أي مجموعات من المواد في الأرشيف بدون النماذج المرفقة التالية:
في حالة التبرعات، لن يتم قبول التبرع حتى يتم إكمال نموذج صك الهدية وتوقيعه بواسطة الجهة المانحة التي تحدد المواد المراد التبرع بها. انظر الملحق (أ) للاطلاع على نموذج صك الهدية.
في حالة مجموعات المواد التي يتم نقلها إلى الأرشيف من مكان آخر بالجامعة، يجب إكمال نموذج نقل السجلات إلى الأرشيف. انظر الملحق (ب) للاطلاع على نموذج نقل السجلات إلى الأرشيف.
لن يتم اعتبار أي مواد يتم نقلها وقبولها في الأرشيف ما لم يتم توقيع هذه النماذج على أنها مقبولة من قبل موظفي المكتبة المعينين، لأنه من غير العملي في بعض الأحيان تقييم المواد في وقت النقل، لذلك تحتفظ المكتبة بحقها في تأخير التوقيع على نماذج القبول حتى تتاح الفرصة الكافية لفحص وتقييم المواد.
بمجرد قبولها رسميًا، تصبح المواد ملكاً لمكتبة جامعة قطر، أو تحت مسؤوليتها، وسيتم إدارتها وفقًا لتقديرها.